Miksi kehittää työnkulkuja?

Perinteisen tavan mukaan asiakirjan tallentaminen kohdejärjestelmään tai kansioon tapahtuu useimmiten siten, että käyttäjä valitsee tiedoston tallennuskohteen ja nimeää tiedoston sovitulla tavalla. Haasteita tulee eteen jopa näinkin yksinkertaisessa työvaiheessa, kun käyttäjä joutuu miettimään mm:

• minne tämä asiakirja pitäisi tallentaa?
• miten nimeän asiakirjan oikein?
• tarvitseeko käyttöoikeudet huomioida?

Lopputulos onkin helposti se, että asiakirja tallennetaan äkkiä vain jonnekin, se nimetään joka kerta hieman eri tavoin ja käyttöoikeuksia ei huomioida lainkaan. Kun otetaan vielä huomioon jatkuva kiire, erilaiset käyttäjät ja taidot, on ongelmia luvassa. Sadat tai tuhannet asiakirjat ovat organisaatiossa levällään digitaalisten arkistoiden syövereissä, väärin nimettyinä ja luottamukselliset asiakirjat kaikkien saatavilla.